手間な作業はできるだけ省きたいし、もっと早く仕事を終わらせるために業務効率化したい。
業務効率化とは？効率化で仕事なくなるのか？という部分まで記載しています。
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業務効率化とは？
自分一人で仕事をするときは、基本的に効率化とは言わないものです。
複数人で仕事をするときに、より早く仕事を完了させるために手間を省きましょうというのが本来の趣旨です。
とは言え、自分一人だけがする作業に関しても、早く終わらせる方法はないか？
ということが気になりますよね。
そうです、それは必ずあります。
自分だけがする仕事も含めて早く仕事を完了させることを効率化として捉えていきます。
同じような作業を毎回しているなとか、という場合は絶対に効率化できるし
そうでない仕事でも効率化することはできます。
業務効率化の具体例
似たような計算をしている場合
たとえば、電卓を毎回叩いている場合・・・
エクセルを使うのが便利です！エクセルなんて有料なので難しいという場合は、Googleの提供するスプレッドシートを使いましょう。
こちらは無料なので！
ちなみに、電卓を毎回叩くのはやめましょう。人の手を使うというのはかなり時間のロスになります。
エクセルでは、ここに値を貼り付けたら求める値が出ます。
また、一部だけが違うけどほとんどは定型文を使う場合は、固定のテンプレートを作成しておくと、毎回入力せずに済みます。
手間な事務作業はAIに置き換わるか？
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ある条件のものは、AIに置き換わるでしょう。
なぜなら、人間が目視するものならAIの方が精度高く実施できるからです。
そう、
人が目視で確認する作業って、ＡＩに置き換わりやすい仕事でもあるんですよね。
人のかなり生産的な仕事というのは、なかなかＡＩに任せることはできないのが現状ですが（たとえばコンサルティングの仕事とか）、今機械に置き換わっている仕事の一つに、ごみの分別というものがあります。
これは、燃えるゴミなのか、燃えないゴミなのか？？という部分ですね。
えっそんなの見ればわかるじゃんって思うと思いますけど、見ればわかるのと、それを毎日何千個も仕分けるのって、すごく大変ですよね。でも機械なら何の感情もなく、人よりも正確に人よりも素早くごみの分別をしてくれるのです。
話がずれましたが、目視でないといけない仕事は、絶対に効率化した方がいいです。
今後、その仕事をずっと続けていても機械以下の価値になってしまうからです。
面倒だけど効率化の限界である作業
事務の最も面倒だと思わせる作業は、「承認」系です。
承認系……
そして、承認に関する仕事は効率化に限界があります。
そもそも承認とは、担当者が、課長に連絡し、課長は部長に連絡し、権限が部長までなら部長の承認が完了してはじめて作業に取り掛かれる！とかいう、面倒なプロセスのことです。
この「承認」があるからこそ、安全に業務を回せるのですが、ここがネックでなかなか進まない事って多いですよね。
そういう承認に関するものは、基本ボタン１個で承認が完了するようなシステムを導入するべきです。
「承認」のためには、確実に目を通して確認するということが必要なのですが、承認するためにいちいちハンコとか押してられませんし、電話するとか会議するとか話をするフェーズが入ってしまうと手間なので・・・
逆に言えば、ボタンを押して承認する以外に早い承認方法は今のところ無いです。未来には、音声認識による承認もできると思いますが、しゃべらないといけないので、ボタンで対応する方法も残しておいてくれない？と言われるのがオチになりそうです。
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